Kan vi virkelig bruge ord som effektivisering, når vi taler om social forandring og udviklingen af indsatser for udsatte målgrupper? Og er brug af workshops og design thinking løsningerne for at udvikle bedre indsatser på en mere effektiv måde? Der er heldigvis mange veje for at opnå forandring og udvikle meningsfulde indsatser, men hvis I som organisation eller institution skal udvikle indsatser, der bygger på dyb forståelse, mange interessenter og kompleks forandring, er jeg overbevist om, at I bør inkludere disse to værktøjer i jeres arbejde.
Vi har alle prøvet det at sidde til et møde, hvor der tales frem og tilbage om, at der skal løses nogle problemstillinger for målgrupperne, og hvor det ene møde måske bliver til fire udviklingsmøder. Det tyder måske på fremdrift, men udfordringen opstår, når I ved opstarten af hvert møde ryger tilbage til de samme diskussioner og ikke rigtig rykker fremad. Eller når en projektmedarbejder kommer med en vigtig og betydelig indsigt helt til sidst i udviklingen, fordi rummet indtil da er blevet okkuperet af de sædvanlige høje stemmer eller dem med mest magt i rummet.
Det er her, jeg vil introducere min forkærlighed for workshops.
Workshops som effektiviserings- og kvalitetsværktøj
Men hvad er workshops egentlig? På dansk kunne vi med fordel bruge et navn som samskabende udviklingsprocesser. For når vi workshopper, åbner vi op for at udvikle noget i fællesskab inden for systematiske og styrede rammer. Afhængigt af, hvordan workshoppen eller den samskabende udviklingsproces faciliteres, sættes der tydelige målsætninger for, hvad I skal nå i løbet af et koncentreret tidsrum, og hvilke øvelser som skal bringe jer fra A til Å.
Til forskel fra den frie diskussion, bruger facilitatoren skræddersyede øvelser til at tage jer gennem deling af viden, udforskning af udfordringer og udvikling af ideer og indsatser. Her bliver I stillet over for strategisk valgte spørgsmål og overvejelser, som hjælper jer med at se problemstillingen klart, og måske på en ny måde.
Når jeres indsigter og ideer visualiseres (fx via stickies), bidrager det samtidigt til, at alles perspektiver bliver inddraget og synlige for andre deltagere. Hvis I afholder en delvist anonymiseret workshop, giver I desuden adgang til, at alle deltagere kan byde ind med ideer og input uden, at disse bliver påvirket af hierarkier eller den højest talende person. Dette kan fx gøres gennem brug af stickies og andre skriftlige bidrag, hvor der ikke fremgår hvilken idé, som tilhører hvem.
Opnå vellykket inddragelse
Ved at gennemføre workshops får I også en fordel, når I skal udvikle en indsats med aktører på tværs af organisationen, og ikke mindst med andre organisationer eller institutioner. Vi er nok alle blevet inddraget i et projekt for at give vores input, men oplevet, at det bliver skudt til side, fordi de grundlæggede elementer allerede er blevet udviklet.
Mens det åbne diskussionsmøde i stor grad vil begrænse hvor mange aktører, der kan få tid til at tale i løbet af et møde, giver den mere stille workshop rum til, at en række aktører byder ind med deres perspektiver allerede fra den første idégenerering.
Dermed er du/I som projektleder og organisation fri for, at interne og eksterne samarbejdspartnere bliver frustrerede over, at deres input ikke bliver inkluderet. Og så udvikler I fra starten bedre indsatser, som tager højde for væsentlige elementer på tværs af organisation og samarbejdspartnere.
Man kan sige, at workshops bidrager til effektive udviklingsrum, hvor alle interessenter med deres subjektive viden og erfaring kan komme med fra starten.
Design jeres workshops
Kan vi så tage den første og bedste workshop-øvelse til at udvikle værdiskabende projekter? Det korte svar er selvfølgelig nej. Efterhånden som samskabelse og kreativitet har vundet frem som vigtige elementer på mange arbejdspladser, kan man i dag finde et væld af workshop-øvelser frit tilgængelige – og mange af dem er rigtig gode. Fedt nok!
Udfordringen består derfor ofte i at sammensætte eller designe en workshop, som får jer igennem en udviklingsproces på en effektiv måde uden at gå for hurtigt ind i idégenerering.
Så hvordan sammensætter vi de ”rigtige” øvelser for at skabe social forandring? Her kan I med fordel tage inspiration fra principperne i design thinking universet, hvor man i store træk går igennem fire spørgsmål[1]:
1. Hvad er udfordringen?
Her arbejder I med at forstå, hvilke behov målgrupperne i en indsats har, hvor udfordringen kommer fra og hvilke barrierer, der holder udviklingen eller forandringen tilbage. Denne del kan med fordel bygge på målgruppeanalyser, undersøgelser, evalueringer, interviews med målgruppen osv. for at styrke forståelsesgrundlaget. I denne del handler det altså om at opbygge empati for målgrupperne og deres udfordringer.
2. Hvad hvis?
Med udgangspunkt i jeres indsigt i målgruppens behov, går I ind i idéudviklingen, hvor I med fordel sætter fokus på små tiltag, der til sidst kan sammensættes til en mere overordnet indsats. Her tager I ”ja-hatten” på og udforsker i gerne flere, korte tidsrum hvilke ideer og koncepter I kan generere.
3. Hvad engagerer?
I har nu en række ideer til små og større indsatser, så nu skal I vælge, hvad I skal gå videre med. Her evaluerer I forslagene ud fra den indsigt, I har fået gennem tidligere øvelser og vurderer, hvilke ideer og indsatser I har størst tro på, kan skabe den ønskede forandring. Her er det desuden vigtigt at vurdere, hvad I som organisation(er) har kapacitet og agentur til at løfte.
4. Hvad virker?
Mens I over har udvalgt indsatser, som I tror på ud fra nogle hypoteser, handler det nu om at teste, hvad der virker i mødet med målgruppen. Her kan I lave prototyper og små tests af dele af den indsats, I vil udvikle, og teste den af på målgruppen, samarbejdspartnere med flere. Her får I en unik mulighed for at identificere mangler i designet og rette op på det, før I iværksætter indsatsen. Mens dette er en kendt metode inden for produktbaserede indsatser, kan man ved den første udvikling af nye indsatser fx tage målgruppe og interessenter igennem en skitseret brugerrejse.
Ved at vælge de rigtige øvelser til problemstillingen kombineret med velforberedt, struktureret og engagerende facilitering af workshoppen, vil jeg garantere, at I når betydeligt længere på en seks timers workshop, end i gør på fire halvanden times samtalemøder.
For at nævne blot en håndfuld, kan I forvente at opnå:
en indsats, der er udviklet i fællesskab,
en robust indsats, der inkluderer tværfaglige indsigter fra projektets begyndelse,
styrket projektejerskab blandt interne og eksterne interessenter,
styrket forståelse af enkelte projektmedlemmers bidrag i projektet, og
mindre spildtid på diskussioner, der går i ring.
Nøglen til at udvikle effektive workshops er at forstå hvilke øvelser, som kan hjælpe jer med at tydeliggøre forståelse for og empati med målgruppen, samt effektiv og kreativ idégenerering, der taler ind i målgruppens behov.
Hvis I skal udvikle en indsats gennem en udviklingsproces bestående af bl.a. workshops, skal I regne med at minimum bruge seks timer på en sammenhængende workshop. Men afhængigt af udfordringens kompleksitet, kan I med fordel gennemføre flere workshops så I kommer alle de fire niveauer igennem.
Har I behov for en ekstra hånd?
For mange kan det give mening at få hjælp til at designe og facilitere skræddersyede workshops eller udviklingsprocesser udefra. Ved at få hjælp til dette fra ReSearch Humanity, tager jeg dig, dit team og dine samarbejdspartnere igennem øvelser som udvælges og udvikles specielt til jer og den udfordring, I står overfor. Ved at trække på mig som ekstern konsulent, kan I få tid og ro til at gennemføre øvelserne og bruge jeres viden, mens jeg sikrer en velforberedt og struktureret facilitering.
Når workshoppen eller udviklingsprocessen er gennemført, vil I ikke kun have designet en værdiskabende indsats. I vil også have inspiration til, hvordan I kan bruge forskellige øvelser til at styrke jeres videre arbejde med og for målgrupperne.
Hvis I er interesseret i at effektivisere og samtidigt kvalitetssikre jeres udvikling af nye indsatser, er I velkomne til at tage fat i mig, så kommer jeg forbi til en uformel kaffe.
Slutnote: [1] For dybdegående beskrivelse se preview af Jeanne Liedtkas bog Designing for Growth: https://static1.squarespace.com/static/590a5acf15d5dba8afd18da5/t/5944219fd482e9dad746d3db/1497637285478/DesigningForGrowth_Preview.pdf
Comments